Gemeinsam unschlagbar
Vermutlich gibt es kaum ein erfolgreiches Unternehmen, das dem Faktor Teamplay nicht besonderen Stellenwert beimessen würde. Doch in der Optima Gruppe scheint das Mit- und Füreinander besonders ausgeprägt zu sein. Wo und wie das erlebbar wird? Ganz einfach: „Wenn´s drauf ankommt!“ In Zeiten der besonderen Herausforderung also. Und davon gab es in den letzten Jahren auch für Optima die eine oder andere zu meistern.
Attacke!
Sonntagvormittag, 20. September 2020. Unter normalen Umständen nicht die Zeit für einen Rundruf unter IT-Kolleginnen und -Kollegen. Aber dies sind keine normalen Umstände: Eine Cyberattacke hat die komplette Optima Serverstruktur getroffen! Mit anderen Worten: Nichts geht mehr. Für ein modernes Unternehmen wie Optima, das vom digitalen Datenfluss lebt, ein absoluter Ernstfall. Gleich ob Vertrieb, Entwicklung, Montage, Lohnabrechnung oder Einkauf, es gibt keinen Bereich, der nicht durch die Attacke massiv beeinträchtigt wäre.
Jetzt ist schnelles, aber auch planvolles Handeln gefragt. Vor allem: gemeinsames Handeln. Der Anruf aus der Zentrale alarmiert IT-Mitarbeiter von Schwäbisch Hall bis in die Schweiz, von der Nordsee bis Norditalien. Ohne zu zögern, machen sie sich auf den Weg.
Eine Stunde nachdem der Angriff erkannt wurde, sind bereits die meisten Systeme heruntergefahren, alle Verbindungen nach außen gestoppt und über zehn IT-Mitarbeiter vor Ort.
Konzentrierte Aktion
Auch Hans Bühler und sein Führungskreis reagieren ohne Zeit zu verlieren: Zwei Task-Forces werden gebildet und beziehen Quartier in der Zentrale. Ein auf solche Fälle spezialisierter Dienstleister wird beratend hinzugezogen. LKA, BSI und die Datenschutzbehörden sind eingebunden. Art und Ausmaß der Attacke werden genau analysiert. Es handelt sich um einen Angriff mit einer Ransomware, üblicherweise gefolgt von Lösegeldforderungen. Für Hans Bühler steht schnell fest: Verhandelt wird nicht.
Während die Optima IT mit ihren Experten und dem Führungskreis intensiv das weitere Vorgehen planen, steht eine überwältigende Vielzahl von Aufgaben an: Mitarbeitende, Kunden und Lieferanten müssen informiert, „Workaround”-Abläufe für wichtige Prozesse definiert und vor allem die gruppenweite Kommunikation sichergestellt werden.
Krise – und Chance
Es schlägt die Stunde des Zusammenhalts: Fast alle Mitarbeitenden sind bereit, ihre privaten Kommunikationsmittel wie Smartphones und E-Mail-Accounts zu nutzen. Und abends öfter mal nicht auf die Uhr zu schauen: Überstunden sind für Viele jetzt keine Seltenheit, zum Beispiel auch in der HR-Abteilung. Die Gehaltszahlungen stehen an, normalerweise ein hochautomatisierter Vorgang. Jetzt werden Daten für die Mitarbeitenden manuell erfasst und mit den Banken Lösungen gesucht, um pünktliche Überweisungen sicherzustellen. Rückblickend grenzt es für manche an ein Wunder, aber zum Monatsende haben alle pünktlich ihr Geld auf dem Konto.
Die komplette IT-Infrastruktur muss unter großem Zeitdruck neu aufgesetzt werden! Um sicherzugehen, dass keine infizierten Geräte zurückbleiben, werden binnen kürzester Zeit alle Mitarbeiter-Laptops eingesammelt und neu installiert. Teams aus unterschiedlichen Abteilungen arbeiten dafür zusammen mit der IT im Drei-Schicht-Betrieb. Herr Kronmüller (Leiter IT) erinnert sich an extrem fordernde Tage, aber auch an eine Welle der Hilfsbereitschaft. „Wir würden euch gern irgendwie unterstützen, was können wir tun?“ Das gibt neue Kraft.
Und Hans Bühler? Motiviert sein Team mit Ruhe und Entschlossenheit. Wie gewohnt, verliert er keine großen Worte. Aber der frisch gebackene Hefezopf und andere „Nervennahrung“, die er persönlich über viele Wochen hinweg seiner IT vorbeibringt, sagen ohnehin mehr.
Bereits knapp drei Wochen nach dem Ausfall laufen die wichtigsten Systeme wieder. Heute verfügt Optima über eine zukunftsweisende IT-Infrastruktur mit hohem Sicherheitsniveau. „Gemeinsam hat man die Chance in der Krise gesehen – und genutzt“, resümiert Sabine Gauger, damals Leiterin einer der beiden Task-Forces für die Kommunikation. Und: „Ohne den Optima Teamspirit wäre es nicht gegangen.”
Zumal eine Virenattacke ganz anderer Art im selben Jahr dem Unternehmen und seinen Mitarbeitenden bereits so einiges abverlangt.
Die Kraft des Teamplay
Anfang 2020 zeichnet sich weltweit ab, dass mit SARS-CoV-2 eine Herausforderung größeren Ausmaßes im Anmarsch ist. Auch bei Optima ist man in Alarmbereitschaft – und trifft Vorkehrungen.
Als die Pandemie dann richtig ausbricht, ist man gewappnet. Eine der ersten Maßnahmen ist die Errichtung eines Testcenters in Schwäbisch Hall Hessental, das bis März 2021 um drei weitere Teststationen ergänzt wird; bei Bedarf können nochmals bis zu vier weitere Teststationen in Betrieb genommen werden. Eine spezielle Software ermöglicht die schnelle und reibungslose Vergabe der Termine. Gesteuert wird dies alles von einem eigens eingerichteten Task-Force-Team unter der Leitung von Personalleiter Sebastian Henke.
Um die Kontaktfrequenz zu minimieren, arbeiten jetzt rund 70 % der Mitarbeitenden mobil, Mitarbeiter in der Fertigung und Montage können die umfangreichen Testmöglichkeiten in Anspruch nehmen. Auch Besucher und Lieferanten werden konsequent getestet.
Bewährte Methoden helfen
Tatsächlich zeigt sich, dass Optima vergleichsweise gut durch die Krise kommt. Weltweit sind wenige Infektionen zu verzeichnen. Erfreulich auch für die Kunden. Denn parallel schnellt weltweit die Nachfrage nach komplexen Abfüllanlagen für Impfstoffe in die Höhe. Und es eilt! Jetzt bewähren sich all jene Methoden und digitalen Lösungen, die in den letzten Jahren speziell für eine beschleunigte Inbetriebnahme entwickelt wurden, in besonderer Weise.
Bis zu 2.000 Tests pro Woche
Im März des Jahres 2021 führt Optima laut einer Pressemeldung im Landkreis Schwäbisch Hall rund 1.000 Tests pro Woche durch, möglich wären bis zu 2.000. Das ist vorbildlich, bescheinigt auch das Gesundheitsamt.
Ermöglicht wird all dies mal wieder durch das großartige Teamplay. In kürzester Zeit finden sich rund 50 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die von medizinischem Fachpersonal ausgebildet werden. Jeweils zehn davon führen im wöchentlichen Wechsel die Tests durch. „Der Teamspirit und die Perspektivenvielfalt im Team sind unsere Stärken“, resümiert Personalleiter Sebastian Henke.
Zeigt sich der Teamspirit also nur in Zeiten der besonderen Herausforderung? Weit gefehlt. Wer gut zusammenarbeitet, kann auch gut zusammen feiern. Aber das ist eine andere Geschichte.
